Je kent het wel: die overvolle inbox met e-mails die je ‘later’ wilt behandelen, maar die onbedoeld onbeantwoord blijven. In onze eerdere blog verhoog je productiviteit met Microsoft 365 hebben we het al gehad over de handige vlag-icoontjes van Outlook. Maar, hierbij toch nog even een opfrisser: klik op het vlag-icoontje om e-mails te markeren. Wil je een herinnering voor vrijdag? Rechtsklik en kies ‘deze week’. Voilà, alle gemarkeerde e-mails staan netjes in een takenlijst. Je kunt ze aanpassen naar jouw wensen. Maar, let wel op: te veel e-mails markeren kan chaos veroorzaken. Dus, markeer doordacht!

Steeds weer diezelfde handelingen in Outlook, je zou denken dat het makkelijker kan. En ja, dat kan! Met snelle stappen in het tabblad ‘Start’ krijg je dat precies voor elkaar. Dit zijn ingebouwde acties voor veelvoorkomende taken. Wil je bijvoorbeeld een e-mail direct doorsturen naar je manager? Met één klik geregeld. Eerst even personaliseren naar jouw voorkeur en je bespaart jezelf heel wat tijd. Maar hoe doe je dit? Dit staat hieronder in een aantal stappen beschreven:

1. Ga naar het tabblad ‘Start’: In de bovenste balk vind je verschillende tabbladen. Klik op ‘Start’.
2. Zoek ‘snelle stappen’: Je zult in het midden van de balk een gedeelte vinden dat is gelabeld als ‘Snelle stappen’. Hier staan al een aantal voorgedefinieerde acties.
3. Kies een snelle stap: Als voorbeeld nemen we ‘naar manager’. Deze snelle stap is bedoeld om snel een e-mail door te sturen naar je manager.
4. Eerste gebruik personaliseren: De eerste keer dat je een snelle stap kiest, vraagt Outlook je vaak om wat extra informatie. In het geval van ‘naar manager’ zou je het e-mailadres van je manager moeten opgeven. Vul de gevraagde gegevens in.
5. Voer de snelle stap uit: Nadat je de nodige informatie hebt opgegeven, is je snelle stap klaar voor gebruik. Selecteer de gewenste e-mail(s) en klik op de snelle stap. In ons voorbeeld wordt de geselecteerde e-mail doorgestuurd naar je manager.
6. Snelle stappen aanpassen: Als je de instellingen van een snelle stap later wilt wijzigen, klik dan met de rechtermuisknop op de snelle stap en kies ‘bewerken’. Hier kun je de instellingen naar wens aanpassen.

In Microsoft Outlook heb je niet alleen toegang tot de ingebouwde snelle stappen, maar je kunt ook je eigen snelle stappen instellen om je workflow te personaliseren. Als voorbeeld, stel dat je regelmatig e-mails wilt markeren als gelezen en ze verplaatsen naar een map genaamd “personeelsenquête.” Je kunt dit proces automatiseren door naar de vervolgkeuzelijst van Snelle stappen te gaan en “Nieuwe snelle stap” te kiezen. Vervolgens kies je “verplaatsen naar map” en geef je het een naam zoals “verplaats naar personeelsonderzoek.” Selecteer de juiste map, markeer het item als gelezen en klik op “voltooien.” Voortaan kun je deze actie met één klik uitvoeren. Als je graag met sneltoetsen werkt, kun je zelfs een toetsencombinatie toewijzen aan deze snelle stap, zoals Control + Shift + 1. Door je snelle stappen te personaliseren en te organiseren, kun je je e-mailbeheer efficiënter en handiger maken.

In Outlook heb je de mogelijkheid om ‘regels’ te gebruiken. Dit verschilt van snelle stappen doordat je met snelle stappen zelf acties uitvoert, terwijl regels automatisch voor je werken. Laten we een voorbeeld nemen: Je krijgt veel mails binnen over het thema ‘zonne-energie’. Om je inbox overzichtelijk te houden, wil je deze e-mails in een aparte map hebben. Dit doe je zo:

1. Map aanmaken: Creëer eerst een nieuwe map in Outlook genaamd ‘zonne-energie vragen’.
2. Regel instellen: Ga naar ‘regels’ en stel in dat e-mails met het woord ‘zonne-energie’ in het onderwerp direct naar de ‘Zonne-Energie Vragen’ map verplaatst worden.

Vanaf nu worden alle e-mails met betrekking tot zonne-energie automatisch naar de juiste map verplaatst, zonder dat je hier omkijken naar hebt. Het helpt je jouw mailbox gemakkelijk te beheren, zeker als je veel e-mails over een bepaald thema krijgt. Deze instelling blijft actief totdat je beslist om hem aan te passen of uit te schakelen.

Overstroomd door e-mails over een specifiek onderwerp? Daar is een oplossing voor in Outlook: “regels”. Hiermee kun je jouw e-mails automatisch laten sorteren, zodat je mailbox overzichtelijk blijft. In tegenstelling tot Snelle stappen, die je handmatig moet activeren, werken Regels helemaal vanzelf. Denk eens aan een situatie waarin je veel e-mails krijgt over een bepaald onderwerp en je wilt dat die direct in een apart mapje belanden. Hier komt het handige van regels om de hoek kijken. Eerst maak je een map, bijvoorbeeld “zonne-energie.” Daarna stel je een regel in: elke keer als er een e-mail binnenkomt met als onderwerp “zonne-energie,” wordt die automatisch naar dat mapje verplaatst. Dit gebeurt helemaal vanzelf, zelfs als Outlook niet open is. Een handige truc om je inbox netjes te houden, vooral als je veel e-mails over één specifiek onderwerp ontvangt. En die regel blijft actief totdat jij beslist dat het genoeg is en hem uitschakelt of verwijdert. Zo blijft alles georganiseerd zonder gedoe.

Een rommelige inbox kan overweldigend zijn, vooral als belangrijke e-mails verloren gaan tussen de dagelijkse stroom. Met de ‘regels’ functie van Outlook kun je automatisch orde op zaken stellen.

1. Ga simpelweg naar “regels” en kies “regels en waarschuwingen beheren”.
2. In het venster dat opent, kun je regels instellen of aanpassen.
3. Let wel: enkele regels werken enkel op de computer waar je ze instelt. Handig om te weten als je vaak van computer wisselt!
4. Bepaal wat er met een e-mail moet gebeuren zodra die binnenkomt: naar een bepaalde map, markeren, of zelfs een geluid afspelen.
5. Als je tevreden bent, klik op “OK” en zie hoe je inbox zichzelf organiseert.

Het grote voordeel hiervan is dat je tijd bespaart en je minder snel kans hebt om belangrijke berichten te missen.